Ideas principales para optimizar las respuestas por e-mail

El e-mail es una herramienta de comunicación de gran utilidad que forma parte de la vida del consumidor a nivel personal y profesional. Además, también podemos sumar un tercer nivel: el de la atención al cliente. El correo electrónico es un canal que aporta rapidez y comodidad en la atención al cliente, por lo que su uso sigue creciendo cada día.

Consejos para optimizar las respuestas vía e-mail

Respuesta de confirmación

Cuando un cliente envía un e-mail desea obtener una respuesta efectiva, esperando que le confirme que su mensaje ha sido recibido. Aun siendo una confirmación creada de forma automática transmite seriedad y eficacia.

Presentación personalizada

Si hay un aspecto importante en las respuestas por e-mail es que el agente que gestione la comunicación con el cliente se presente debidamente con su nombre y su cargo profesional. A su vez, es necesario que se dirija de forma personalizada al consumidor por su nombre.

Rapidez de respuesta

El cliente espera cierta agilidad en la respuesta que le ofrezcamos. Si no fuera posible dársela en un plazo de tiempo razonable, se le enviará una notificación confirmando que la solicitud está siendo atendida y se le contestará cuanto antes.

Lenguaje amable y respetuoso

La atención al cliente debe llevarse a cabo de la forma más profesional, gestionando la comunicación a la perfección e incluyendo el uso correcto del lenguaje. La conversación debe ser cercana sin pasarse de frenada, como en tecnicismos que pueda no comprender bien el usuario o en un lenguaje muy coloquial donde se palpe la falta de profesionalidad.

Ideas principales para optimizar las respuestas por e-mail

Ventajas de la gestión por e-mail

Elaboración de bases de datos

Seguir las acciones de un cliente gracias al historial de mensajes de correo electrónico hace que tengamos un historial para utilizar en el futuro. Obtenemos así una base de datos completan con todos los registros, que posibilita a los profesionales de un Sales Center acceder con rapidez al estado en que se encuentra la reclamación de un cliente, por ejemplo. Además, ofrece información para organizar acciones proactivas en un futuro.

Coordinación y rapidez

En un Sales Center hay acceso a todos los mensajes de correo recibidos por el mismo cliente. Este hecho permite mejorar la coordinación entre los diferentes departamentos para optimizar las respuestas que se ofrecen al cliente. En resumen, una acción coordinada evitará respuestas como: “No consta que haya solicitado un cambio en la suscripción del servicio” o “No consta que se hayan actualizado los datos”.

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En ACCOM trabajamos día a día para que todos nuestros clientes se sientan el centro de tu negocio y lo gestionamos mediante servicios de atención al cliente, servicios de telemarketing y servicio de encuestas telefónicas. En definitiva, te ofrecemos soluciones de negocio diseñadas especialmente para tu empresa. 

A su vez, para que el cliente confíe en una agencia es altamente recomendable que se sienta cómodo y sienta que es lo más importante. Con la mayor sencillez, mejor eficiencia y nuestra innovación en canales y metodologías hacemos que puedas estar cuando te necesiten. Contacta con nosotros cuando quieras y solicita un presupuesto sin ningún tipo de compromiso. 

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